Il s’agit de toute information qui permet, directement ou indirectement, de vous identifier. Par exemple, votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, vos aptitudes particulières, vos renseignements de santé, vos mensurations sont des renseignements personnels.

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous :

• Via notre site web
• Par courriel
• En personne
• En remplissant un formulaire ou en remplissant des documents papiers

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins décrites ci-dessus. Avant de les utiliser à une autre fin et à moins que la loi ne nous y autorise, nous vous demanderons la permission.

Vous pouvez exprimer votre consentement par un geste concret (en cochant une case, par exemple). Parfois, votre consentement peut être inféré à partir de votre comportement. Par exemple, si vous choisissez de nous fournir vos renseignements personnels après avoir pris connaissance de la présente politique, nous supposons que vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite dans cette politique.

Dans d’autres circonstances, par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui dépasseraient vos attentes raisonnables dans les circonstances, nous vous demanderons votre consentement de manière expresse.

Nous pouvons communiquer des renseignements vous concernant aux catégories de tiers suivantes :

Directeurs de casting

• Pour évaluer ou soumettre la candidature d’un artiste
• Pour contacter l’artiste en vue d’auditions ou de tournages

Coordonnateurs de production

• Pour gérer les horaires (auditions, tournages)
• Pour réserver des voyages et des hébergements
• Pour assurer la logistique de la production

Producteurs, éditeurs, employeurs (à titre d’exemples, agence de pub, boîte de production)

• Pour conclure un contrat avec l’artiste
• Pour le paiement des cachets et des services de paie
• Pour répondre aux exigences spécifiques de la production (par exemple, permis de conduire, vérification des casiers judiciaires)

Comptables et services de comptabilité

• Pour émettre des paiements et des T4/relevés 1
• Pour gérer les aspects fiscaux et de comptabilité liés aux contrats avec l’artiste

Services de communication marketing

• Pour promouvoir l’artiste
• Pour gérer les relations publiques et les campagnes publicitaires

Gestionnaire de base de données

• Hébergent nos données

Services d'hébergement

• Pour réserver des hébergements lors des tournages ou des événements
• Pour organiser la logistique du séjour de l’artiste

Services juridiques

• Pour la rédaction et la révision des contrats
• Pour assurer la conformité légale des engagements de l’artiste

Services de sécurité

• Pour assurer la sécurité de l’artiste lors d'événements publics ou de tournages
• Pour gérer les risques et les situations d’urgence

Agences de voyage

• Pour organiser les déplacements de l’artiste pour des tournages ou des événements à l’étranger

Médecins et services médicaux

• Pour assurer la santé et la sécurité de l’artiste sur le plateau
• Pour répondre aux besoins médicaux spécifiques (allergies, conditions médicales)

Services de coiffure, costumes et de maquillage

• Pour correspondre aux exigences de la production en matière de coiffure et de maquillage
• Pour ajuster ou correspondre aux caractéristiques d’un personnage
• Pour concevoir et ajuster les costumes selon les spécifications de la production

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels dans:

• Bases de données internes
• Serveurs et infrastructures cloud
• Supports physiques (dossiers papiers, disques durs, clés usb, serveurs locaux)
• Site web de l’entreprise (cookies et trackers sur le site web, formulaires en ligne)
• Appareils professionnels (ordinateurs, téléphones intelligents)
• Partenaires et prestataires externes (cabinet comptable  ou juridique)

Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit. Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection.

Nous mettons en place diverses mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre l’accès par des personnes non autorisées, la perte, le vol, la divulgation ou la modification. Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité raisonnables qui correspondent au niveau de sensibilité des renseignements qui figurent dans nos dossiers.

Nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour protéger vos renseignements personnels à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré. 

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches. 

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.

Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent : 

• des mesures physiques, par exemple, des locaux verrouillés; 
• des mesures technologiques, par exemple, des pares-feux, les normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement; 
• des mesures organisationnelles, par exemple, l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.  

Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations.  Pour en savoir, consultez la section “Comment conservons-nous vos renseignements personnels?” 

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous pourrions devoir conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous les détruisons de façon définitive et sécuritaire.

Retirer votre consentement.

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

• vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend 
• vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, nous devons conserver certains renseignements financiers à des fins fiscales).

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger.

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.

Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer.

Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.

__________

Pour exercer vos droits, veuillez écrire à notre responsable de la protection des renseignements personnels à legal@mavengroupcanada.com lequel vous répondra dans un délai de 30 jours.

Nous pourrions vérifier votre identité. Nous nous réservons également le droit de facturer des frais raisonnables pour couvrir le coût de la transmission des renseignements demandés, mais nous vous aviserons du coût approximatif à l’avance.

Notre site web peut contenir des liens qui mènent vers des sites web de tierces parties dont nous n’avons pas le contrôle. Lorsque vous quittez notre site web, vous êtes alors assujettis aux dispositions de la politique de confidentialité de cette tierce partie.

De temps à autre, nous pourrions avoir à mettre à jour cette politique. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l’annonce en diffusant un avis de mise à jour sur notre site web et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Si cette politique venait à changer, la version à jour, telle qu’affichée en ligne, s’appliquera à vous.